Mida teeks teie raamatupidaja, kui ei peaks arveid sisestama?

Olga Luštšik, Digiwise OÜ vanemkonsultant · 6 min

Originaalallikas: Äritehnoloogia ajakirjas

See on artikkel sarjast „Nutikas Eesti ettevõte“, kus toon Eesti ettevõtete praktilisi näiteid AI ja digitaliseerimise rakendamisest.

Eelmistes artiklites kirjutasin müügitellimuste ja tooteandmete sisestamisest. Seekord räägin kolmandast tegevusest, mida ei peaks enam keegi käsitsi tegema: arvete sisestamine raamatupidamistarkvarasse.

„Alati on niimoodi tehtud“

Digitaliseerimise Teekaartide koostamisel olen ostu- ja kuluarvete sisestamise protsessi kaardistanud kümnetes ettevõtetes — hotellides, tootmisettevõtetes, teenusepakkujates. Pilt on üllatavalt sarnane.

Ostuarve saabub e-postiga PDF-ina. Raamatupidaja prindib selle välja ja hakkab sisestama: tarnija nimi, arve number, kuupäev, maksetähtaeg, kõik arveread eraldi (toode, kogus, ühikuhind, summa, käibemaks). Ühel arvel võib olla kümmekond rida. Päevas võib tulla kümneid arveid.

Kui küsin, miks protsess selline on, saan peaaegu alati sama vastuse: „Alati on niimoodi tehtud.“ Vahel on põhjendus konkreetsem. Juhile meeldib paberile allkirja panna. Arveid tuleb ju kaustikus seitse aastat säilitada. Raamatupidaja tunneb end kindlamalt, kui näeb arvet prinditud kujul.

Aga seadus on ammu muutunud — digitaalne arve on juriidiliselt samaväärne paberiga, digitaalallkiri kehtib ja kohustuslik säilitamine ei nõua füüsilist kaustikut. Harjumus hoiab protsessi elus, mitte vajadus.

Samal ajal kulutab raamatupidaja, kelle kompetents lubaks teha hoopis kõrgema väärtusega tööd (rahavoogude jälgimine ja optimeerimine, klientide võlgnevuste haldamine), kolmandiku oma päevast andmesisestamisele.

Lahendus, mis on juba turul olemas

Arvete digitaliseerimine on koht, kus ei ole vaja midagi nullist arendada. Olemasolevad teenused kasutavad tehisaru, et lugeda PDF-arvelt välja kõik olulised andmed: tarnija, summad, käibemaks, maksetähtaeg, arveread koos toodete ja kogustega.

Praktikas toimib see nii: PDF-ina saabunud arve suunatakse selleks ette nähtud postkasti, digiteerimisteenus töötleb selle ja loob mustandkande. Raamatupidaja vaatab üle, parandab vajadusel ja kinnitab. Umbes 99% andmetest loetakse automaatselt sisse — käsitsi sisestamist praktiliselt ei ole.

Eestis on mitu hästi toimivat lahendust: Telema eFlow, CostPocket, Finbyte jt. Mõnedes majandustarkvarades, nagu Odoo, Erply või Directo, on arvete digiteerimine juba sisse ehitatud.

Tuttav lugu?

Raamatupidaja ei trüki enam arveid ümber — tema roll muutub sisestajast kontrollijaks. Ta vaatab üle, kas süsteem on arve õigesti tõlgendanud, ja kinnitab kande. Vigu tuleb ette murdosa võrreldes varasemaga, arved jõuavad süsteemi kiiremini ja raamatupidaja saab tegeleda sellega, mille jaoks ta tegelikult kvalifitseeritud on.

Arvete digitaliseerimine on olnud võimalik juba aastaid. Ja ometi näen endiselt ettevõtteid, kus raamatupidaja prindib arveid välja ja sisestab neid käsitsi. Lahendus on olemas. Lihtsalt keegi pole sellele protsessile otsa vaadanud ja küsinud: miks me seda ikka veel nii teeme?

Mõelge oma ettevõttele: kas teie raamatupidaja prindib arveid välja, või on tema päev juba vabastatud andmesisestusest?

Olga Luštšik nõustab ettevõtteid äriprotsesside optimeerimisel, digiüleminekul ja tehisintellekti kasutuseleõtul. Digiwise aitab ettevõtetel leida protsessid, kus digitaliseerimine ja AI annavad mõõdetava tulemuse. Kui soovid teada, kus sinu ettevõttes on sarnased võimalused, alusta Digitaliseerimise Teekaardist.