Kuidas üks copy-paste maksis personalijuhile töökoha

Olga Luštšik, Digiwise OÜ vanemkonsultant · 6 min

Originaalallikas: Äritehnoloogia ajakirjas

See on artikkel sarjast „Nutikas Eesti ettevõte", kus toon kohalike ettevõtete praktilisi näiteid AI ja digitaliseerimise rakendamisest.

Sarja eelmised lood näitasid, kuidas käsitööd saab automatiseerida. Seekord räägin töölepingute vormistamisest ja sellest, kuidas käsitsi tehtud viga maksis personalijuhile töökoha.

„Pidime personalijuhiga koostöö lõpetama"

Üks meie klientidest on restoran, kus suvel töötab korraga kuni 150 inimest. Tegemist on hooajalise tööga: talvel on tiim väike, suvel aga vahetub palju töötajaid ja kogu suve jooksul sõlmitakse sadu uusi töölepinguid.

Digitaliseerimise Teekaardi koostamisel küsisin tegevjuhilt, kuidas töölepinguid vormistatakse.

„Personalijuht teeb neid Wordis. Õigemini, tegi. Me pidime eelmise personalijuhiga koostöö lõpetama just ühe töölepingu pärast. Aga protsess on selline: töötaja saadab e-postiga oma andmed (nimi, isikukood, kontonumber, ametinimetus, palk, koormus). Personalijuht avab eelmise töötaja Wordi-faili, muudab andmed ära ja salvestab uue lepinguna. Siis prinditakse välja, võetakse allkirjad, viiakse kaustikusse ja saadetakse raamatupidamisele palganumbri ja kontonumbri sisestamiseks raamatupidamistarkvarasse."

Küsisin, kas nad on selle protsessiga rahul.

„Ei ole tegelikult üldse rahul, sest sellega juhtuvad igasugused vead. Selle eelmise personalijuhi lugu ongi see. Me saime kuu lõpus aru, et ühele inimesele oli laekunud kaks palka. Hakkasime uurima ja selgus, et tema töölepingusse oli jäänud eelmise töötaja kontonumber. Personalijuht oli kasutanud eelmise lepingu malli ja kontonumber jäi vahetamata. Üks inimene sai kaks palka, teine ei saanud midagi. Suur tüli oli majas, töötajad olid pahased. Pidime personalijuhiga koostöö lõpetama."

Tööleping on mitmeleheküljeline dokument. Andmed on hajutatud erinevatesse peatükkidesse, mõni andmeväli kordub kahes kohas. Iga uue töötaja jaoks tuleb vahetada kümmekond andmevälja, mõni mitmes kohas. Kui suvel tuleb 150 uut töötajat, on see tuhandeid copy-paste'i operatsioone Wordis.

Lahendus, mis on juba turul olemas

Töölepingute vormistamine on koht, kus ei ole vaja midagi nullist arendada. Eesti turul on mitu personalihaldustarkvara, mis katavad kogu töötaja teekonna värbamisest kuni puhkuste ja töölepingu muudatusteni: Wemply, Persona, Yester. Töötaja sisestab oma andmed üks kord, süsteem täidab kogu lepingu automaatselt, süsteemis saab kohe anda ka digiallkirja ja andmed liiguvad samaaegselt raamatupidamissüsteemi.

Kui personalitarkvara on liiga suur samm, on olemas ka lihtsamad lahendused, mis tegelevad ainult lepingute vormistamisega. Avokaado ja Agrello on Eestis tuntud näited. Mõlemad sobivad ka teist tüüpi lepingute jaoks (käsundus-, koostöö-, üürilepingud) ja eriti hästi just olemasolevate lepingute pikendamiseks.

Ühe spordiklubi tegevjuht rääkis mulle, et tema lauale satub kord aastas üle saja treenerilepingu pikendamiseks. Ta avab iga lepingu Wordis, muudab kuupäevad ja palganumbri ja salvestab uue versiooni. Apsakaid ei tulnud, aga päevi kulus mitu. Avokaado ja Agrello-tüüpi tööriistadega saab kogu protsessi automatiseerida nii, et tegevjuht annab korraga heakskiidu sajale lepingule.

Lihtsamatel juhtudel on lahendus veelgi käepärasem. Töötaja täidab andmed Google Formsi, andmed jõuavad automaatselt Google Sheetsi ja Google Apps Script genereerib nende põhjal Google Docsi lepingu.

Tuttav lugu?

Töölepingu vorm ei muutu igal aastal. Andmeväljad, mida tuleb täita, on samad. Just sellisest tööst tasub ettevõttel vabaks saada. Korduv käsitöö on vigadele aldis ja vigade hind võib olla väga kõrge. Restorani juhtumis maksis vale kontonumber personalijuhile töökoha.

Mõelge oma ettevõttele: kui palju töölepinguid, käsunduslepinguid või lepingu pikendusi vormistatakse teil aastas käsitsi? Ja mis juhtub siis, kui keegi unustab ühe lahtri vahetada?

Olga Luštšik nõustab ettevõtteid äriprotsesside optimeerimisel, digiüleminekul ja tehisintellekti kasutuselevõtul. Digiwise aitab ettevõtetel leida protsessid, kus digitaliseerimine ja AI annavad mõõdetava tulemuse. Kui soovid teada, kus sinu ettevõttes on sarnased võimalused, alusta Digitaliseerimise Teekaardist.